Abonnemang på kaffemaskin för företag

Abonnemang är ordet allt fler kaffeleverantörer använder i sina offerter. Det låter som något nytt, men bakom det ligger nästan alltid ett vanligt hyresavtal med service inbakad. Här är vad som faktiskt ingår, vad månadsavgiften brukar landa på och vad ni ska titta efter när två offerter använder olika ord för samma sak.

Vad är ett kaffemaskin abonnemang?

Ett abonnemang innebär att ni betalar en fast summa varje månad för att ha maskinen på plats och fungerande. Ni äger den inte. Leverantören ansvarar för att den går, och när den inte gör det kommer någon och lagar den. Avtalet löper på en bestämd tid, oftast 36 eller 60 månader, och förnyas eller sägs upp vid periodens slut.

Skillnaden mot ett hyresavtal med serviceavtal är i praktiken ingen. Vissa leverantörer har bara valt att paketera det som ett abonnemang, på samma sätt som mobiloperatörer gör. Det som spelar roll är inte rubriken utan tre saker: vad månadsavgiften täcker, hur lång bindningstiden är och vad som händer om maskinen står stilla.

Abonnemang, hyra, leasing och köp – vad skiljer dem åt?

Abonnemang och hyra hamnar alltså i samma kolumn i praktiken. Att leasa kaffemaskin skiljer sig genom att ett finansbolag går in som tredje part, och köp genom att ni står för både investeringen och allt underhåll. För de flesta kontor under 50 personer är abonnemang eller hyra det enklaste – kostnaden är förutsägbar och ni slipper äga ett problem.

Vad kostar ett kaffeabonnemang per månad?

Priset styrs av maskintyp och kapacitet, inte av om avtalet kallas abonnemang eller hyra. Intervallen nedan gäller de maskintyper vi hyr ut. Kolumnen längst till höger är den som brukar motsvara ett abonnemangsupplägg, eftersom servicen då ingår.

Till detta kommer kaffet. Räkna med 40–90 kr per person och månad beroende på om ni dricker bönor eller kapslar. Ett kontor på 20 personer med helautomat landar därmed ofta på 2 000–3 000 kr i månaden totalt, allt inräknat.

Vad ingår i månadsavgiften – och vad gör det inte?

• Maskinen och installationen på plats hos er
• Planerad service och rengöring, oftast två till fyra gånger per år
• Reservdelar och arbetstid vid fel
• Utryckning inom avtalad tid, vanligen ett till tre arbetsdagar
• Support per telefon när något strular
• Avkalkning och byte av filter

Det som sällan ingår

• Bönor, kapslar, te och choklad
• Mjölk och mjölkalternativ
• Muggar, rörpinnar och socker
• Skador som uppstått genom felaktig användning
• Flytt av maskinen till en ny adress

Så granskar ni ett abonnemang innan ni skriver på

1. 1Räkna om allt till kronor per månad. Finns en startavgift ska den slås ut över avtalstiden innan ni räknar.
2. 2Lägg ihop maskin, service och förbrukning. Ett lågt maskinpris med dyra kapslar blir sällan billigast i slutänden.
3. 3Jämför bindningstiden. Sextio månader ger lägre avgift men låser er i fem år – väg det mot hur snabbt ni växer.
4. 4Läs vad servicenivån faktiskt lovar. ”Snabb utryckning” är inget löfte; ”inom två arbetsdagar” är det.
5. 5Fråga vad som händer vid avtalstidens slut. Förnyas det automatiskt, och i så fall på hur lång tid?