Hyra eller köpa kaffemaskin på företaget?

För många företag är kaffe inte bara en trivselfråga – det är en del av vardagen. En bra kaffelösning på kontoret påverkar både produktivitet, kultur och arbetsglädje. Men frågan dyker ofta upp när det är dags att skaffa maskin: ska ni hyra, leasa eller köpa kaffemaskin på företaget? Svaret handlar mindre om månadskostnaden än om vem som ska bära risken när maskinen krånglar.

Vi räknar på ett kontor med ungefär 20 anställda och en maskin i mellanklassen. Resonemanget håller för både mindre och större arbetsplatser – det är proportionerna som ändras, inte logiken. Har ni inte bestämt maskintyp ännu kommer den frågan först, eftersom kapselmaskin, helautomat och golvstående automat skiljer sig i både kapacitet och månadskostnad. Genomgången av maskintyperna finns i guiden om kaffemaskin till företag.

Hyra kaffemaskin

Vid hyra betalar ni en fast månadsavgift där maskin, service och reparationer ingår. För 20 anställda ligger en helautomat med färskmjölk kring 1 995 kr i månaden, alltså ungefär 24 000 kr per år eller cirka 72 000 kr över tre år. Hela upplägget med avtalstider och vad som ingår finns på sidan om att hyra kaffemaskin företag.

Ni äger aldrig maskinen, men ni har heller aldrig ansvar för den. Går den sönder byts den ut. Växer ni ur den byter ni upp er. Kostnaden är förutsägbar och ligger som en driftkostnad i resultaträkningen.

Leasa kaffemaskin

Leasing på en maskin som kostar 30 000 kr landar på ungefär 900 kr i månaden, plus cirka 300 kr för ett serviceavtal – alltså runt 1 200 kr i månaden. Över tre år blir det omkring 43 000 kr, med möjlighet att lösa ut maskinen på slutet. Villkoren skiljer sig mellan finansbolagen; jämförelsen finns samlad på sidan om att leasa kaffemaskin.

Leasing ger en lägre månadskostnad än hyra och en väg till ägande, men ni binder er till ett finansiellt avtal och står själva för att teckna rätt serviceavtal.

Köpa kaffemaskin på företaget – så fungerar det

Att köpa kaffemaskin på företaget innebär en engångsinvestering på 25 000–35 000 kr för en maskin som klarar ett kontor i den här storleken, plus ungefär 300 kr i månaden för service. Med 30 000 kr i inköpspris blir totalen över tre år omkring 41 000 kr – lägst av alternativen, förutsatt att inget oväntat händer.

Ni äger maskinen från dag ett. Den står i era böcker, ni bestämmer själva vilket kaffe som körs i den och vem som får serviceavtalet. När ett hyresavtal hade löpt ut fortsätter er egen maskin att brygga utan annan kostnad än service och förbrukning. Det är den verkliga fördelen med köp: månadsavgiften tar slut, maskinen gör det inte.

Baksidan är att kapitalet binds direkt och att allt ansvar hamnar hos er. Ni står för drift och reparationer utanför avtalet, maskinen tappar i värde, och blir behoven andra om två år sitter ni med utrustning som inte passar. Någon på kontoret måste dessutom äga frågan – beställa filter, boka avkalkning och ringa in fel när maskinen står stilla.

Avskrivning och investeringsbeslut

En köpt kaffemaskin är en investering, inte en löpande kostnad, och det påverkar hur den hanteras i bokföringen. Huvudregeln är att inventarier med en ekonomisk livslängd över tre år skrivs av över flera år i stället för att kostnadsföras direkt, medan mindre inköp får kostnadsföras omgående. Var gränsen går och vad som gäller just er avgörs av beloppet och era egna rutiner – stäm av med er redovisningskonsult innan ni bokför inköpet.

Praktiskt betyder skillnaden mellan investering och driftkostnad fyra saker för beslutet:

• Likviditeten påverkas direkt. 30 000 kr lämnar kontot i månad ett, oavsett hur kostnaden sedan fördelas över åren i resultaträkningen.
• Beslutet kan behöva gå en annan väg internt. Många företag har en beloppsgräns där investeringar ska godkännas högre upp, medan en driftkostnad på 1 995 kr i månaden ryms i den vanliga budgeten.
• Restvärdet är sällan något att räkna med. En begagnad kontorsmaskin med några år på nacken är svår att sälja till ett pris som gör skillnad i kalkylen.
• Hyra och leasing bokförs olika. Hyra är i normalfallet en ren driftkostnad, medan ett leasingavtal beroende på upplägg kan behöva redovisas som en tillgång. Även den frågan hör hemma hos redovisningskonsulten.

Garanti eller serviceavtal – vad täcker vad?

En vanlig missuppfattning vid köp är att garantin ersätter ett serviceavtal. Det gör den inte. Garantin täcker fabrikationsfel under en begränsad tid, oftast ett till två år. Serviceavtalet täcker det som faktiskt sliter på en maskin i kontorsmiljö: kalk, slitna packningar, bryggenheter som behöver rengöras och mjölksystem som kräver mer tillsyn än någon hinner med.

Räkna alltså inte med garantitiden som gratis service. Ett serviceavtal på en köpt maskin kostar typiskt 300–600 kr i månaden, och utan avtal betalar ni per utryckning. Det är den posten som gör att avståndet mellan köp och hyra krymper snabbare än de flesta räknar med.

Jämförelse över tre år

Siffrorna visar en viktig sak: skillnaden mellan alternativen är mindre än man tror när service räknas in. Det ni betalar extra för vid hyra är att någon annan bär risken – och att ni kan ändra er.

När lönar det sig att köpa kaffemaskin?

Köp är inte fel val. Det är fel val för fel företag. Tre förutsättningar brukar behöva vara uppfyllda samtidigt för att en köpt maskin ska bli billigare i praktiken och inte bara i kalkylen.

1. 1Lång innehavstid. Först efter ungefär tre år börjar köpet dra ifrån på allvar. Räknar ni med att byta maskin inom två år försvinner hela fördelen.
2. 2Stabil personalstyrka. En maskin köps efter en viss kapacitet. Går ni från 15 till 40 personer räcker den inte längre, och den ni redan betalat för går inte att skala upp.
3. 3Någon som äger driften. En egen tekniker, vaktmästare eller fastighetsansvarig som beställer filter, sköter avkalkningen och ringer in fel. Saknas den personen blir maskinen ostädad först och trasig sedan.

Uppfyller ni alla tre – ni sitter kvar i samma lokal, är ungefär lika många om fem år och har någon på plats som sköter utrustning – är köp ofta rätt. Verkstäder, tillverkande företag och kontor i egen fastighet hamnar oftare där än snabbväxande bolag i coworkingmiljö.

Vad ska ni välja?

• Hyra – trygghet och enkelhet till fast månadskostnad. Passar er som vill slippa ansvar och kunna byta maskin när behoven ändras.
• Leasing – flexibilitet och möjlighet till ägande över tid. Passar er som vet att behovet är stabilt men vill sprida ut kostnaden.
• Köp – lägsta kostnad över tid, men kräver kapital, en lång horisont och någon som sköter maskinen. Passar er som redan har allt tre.

För de flesta kontor med under 50 anställda är hyra det enklaste valet: en rad i budgeten, ingen driftrisk och full frihet att växa. Har ni däremot lång horisont, stabil bemanning och egen personal som sköter utrustningen är köp fullt rimligt. Är ni osäkra räknar vi på båda – kostnadsfritt.