Kaffemaskin företag – välj rätt maskin och avtal

Kaffe på jobbet är sällan bara en smakfråga. Det handlar om hur många ni är, hur många koppar som ska ut mellan nio och elva på en måndag, hur mycket plats pentryt har och vad ni vill lägga per månad. Den här sidan går igenom vilka typer av kaffemaskiner som finns för företag, vem varje typ passar, vad de kostar och vad ni bör titta på i ett hyresavtal.

Fyra typer av kaffemaskiner för företag

Marknaden ser bredare ut än den är. I praktiken landar nästan alla svenska arbetsplatser i en av fyra kategorier, och valet mellan dem avgörs av två saker: hur många koppar som ska ut per dag och hur mycket ni vill göra själva.

• Kapselmaskin – enklast av alla. Ingen malning, inget kaffesump att skrapa ur, bara en kapselbehållare att tömma. Passar kontor upp till tio personer och lokaler där ingen vill ha ansvar för maskinen.
• Helautomat med bönor – maler och brygger per kopp och klarar espresso, cappuccino och latte. Den vanligaste lösningen på kontor med 10–25 anställda, och den som ger lägst kostnad per kopp.
• Filterbryggare med termos – brygger flera liter åt gången och håller kaffet varmt. Vanlig i verkstäder, butiker och mötesintensiva miljöer där många vill ha kaffe samtidigt och ingen väntar på en kvarn.
• Golvstående kaffeautomat – hög kapacitet, egen vattenanslutning och stora behållare för bönor och mjölkpulver. Byggd för arbetsplatser från ungefär femtio personer och uppåt.

Spannen gäller hyra med service inkluderad. Vill ni bara ha maskinen utan serviceavtal ligger månadskostnaden ett par hundralappar lägre, men då står ni själva för rengöring, avkalkning och reparationer – och betalar per utryckning den dagen något går sönder.

Kaffemaskin till mindre företag

Är ni under tio personer är det sällan kapaciteten som avgör, utan placeringen. En kapselmaskin eller en kompakt helautomat får plats på en bänk, kopplas till vanligt eluttag och kräver ingen installation värd namnet. Hur ni tänker kring pentryt, ljudnivån och vem som fyller på finns beskrivet på sidan om kaffemaskin till kontoret.

Räkna på faktisk närvaro i stället för antal anställda. Med hybridarbete är sällan hela kontoret på plats samma dag, och en överdimensionerad maskin kostar pengar varje månad utan att göra kaffet bättre. En tumregel: passerar ni ungefär femton personer som dricker kaffe dagligen tjänar ni in en dyrare bönmaskin på lägre kaffekostnad redan första året.

Kaffemaskin till större arbetsplatser

Över trettio personer flyttas problemet från bryggkvalitet till köbildning. En bänkmaskin som gör en kopp i taget räcker inte när tjugo personer kommer ut från ett möte samtidigt. Då behövs antingen två maskiner på olika ställen eller en golvstående kaffeautomat till företag med vattenanslutning och stora behållare.

På arbetsplatser med skift, produktion eller lager är två mindre maskiner nära där folk faktiskt jobbar ofta bättre än en stor i ett centralt fikarum. Det kostar något mer i hyra men sparar gångtid varje dag, och ni står inte helt utan kaffe när den ena maskinen servas.

Hyra, leasa eller köpa kaffemaskin?

En bra kontorsmaskin kostar 25 000–35 000 kr att köpa in, och till det kommer service, reservdelar och risken att stå med en trasig maskin ni själva äger. Därför väljer de flesta företag att hyra kaffemaskin till företag i stället: en fast månadskostnad, service inkluderad och möjlighet att byta maskin när ni växer.

Leasing är det tredje alternativet och används oftast av företag som redan har finansieringen hos ett leasingbolag. Skillnaden mot hyra är att service sällan ingår automatiskt utan köps till separat, vilket gör att en låg leasingavgift kan bli dyrare i slutänden. Hela jämförelsen finns på sidan om att leasa kaffemaskin.

Vad ingår i ett avtal?

Det är innehållet i avtalet, inte maskinen, som avgör om kaffet fungerar om två år. I ett normalt hyresavtal med service ingår följande.

• Maskinen, leverans och installation på plats hos er
• Planerad service och rengöring, normalt två till fyra gånger per år
• Reservdelar och arbetstid när något går sönder
• Avkalkning och byte av vattenfilter
• Telefonsupport och utryckning inom avtalad tid

Det som nästan aldrig ingår är förbrukningsvaror: bönor, kapslar, mjölk, socker och muggar. Räkna med 40–90 kr per person och månad för kaffet, beroende på om ni kör bönor eller kapslar. Kontrollera också bindningstiden, som brukar ligga på 12–60 månader, och vad som händer när avtalet löper ut.

Så granskar ni ett hyresavtal

Månadsavgiften säger inte allt – det som avgör är vad avtalet faktiskt lovar. Fyra saker är värda att kontrollera innan ni skriver på, hos oss eller hos någon annan.

1. 1Be om pris både med och utan serviceavtal, så ni ser vad servicen kostar i kronor.
2. 2Läs vad servicenivån lovar. ”Snabb utryckning” är inget löfte, ”inom två arbetsdagar” är det.
3. 3Jämför bindningstiden. Sextio månader ger lägre månadskostnad men låser er i fem år.
4. 4Fråga vem som betalar frakten när maskinen ska tillbaka vid avtalstidens slut.

Vi sitter i Ängelholm och hyr ut kaffemaskiner i hela Sverige. I stället för att ni ringer runt tar vi fram förslaget, med maskin, månadskostnad och servicenivå svart på vitt. För storstadsregionerna finns egna sidor: hyra kaffemaskin i Stockholm, hyra kaffemaskin i Göteborg och hyra kaffemaskin i Skåne.