Hyra kaffemaskin företag – så fungerar det

Vad innebär det att hyra kaffemaskin till företaget?

Att hyra kaffemaskin betyder att ni betalar en fast avgift per månad för att ha maskinen på plats i stället för att köpa loss den. Vi äger maskinen under hela avtalstiden. Ni betalar för att den fungerar, inte för att äga den – går den sönder är det vårt ansvar att laga eller byta ut den.

Upplägget är det vanligaste på svenska kontor, och skälet är enkelt. En bra kontorsmaskin kostar 25 000–35 000 kr att köpa in. Genom att hyra flyttar ni den summan från en investering till en driftskostnad på några hundralappar i månaden, och slipper samtidigt ansvaret för underhåll och reservdelar.

Vi sitter i Ängelholm och hyr ut kaffemaskiner till företag i hela Sverige. Vi äger maskinerna själva och sätter ihop ett upplägg som passar er storlek, era lokaler och er budget – utan mellanhand.

Det här ingår i hyran

Exakt vad som ingår varierar med upplägget, men ett normalt hyresavtal hos oss innehåller följande:

• Maskinen – ni disponerar den under hela avtalstiden utan att binda kapital.
• Leverans och installation, inklusive vattenanslutning där det behövs.
• Genomgång på plats när maskinen sätts upp, så att alla vet hur den sköts.
• Förebyggande service, normalt ett till två planerade besök per år.
• Reparation och reservdelar vid fel som inte beror på felaktig hantering.
• Kaffe och förbrukningsvaror – ibland, men långtifrån alltid. Fråga uttryckligen.

Hyra, leasing eller köpa – vad skiljer dem åt?

De tre uppläggen löser samma sak på olika sätt, och inget av dem är fel. Hyra är enklast att komma igång med och lägger driftansvaret hos uthyraren. Leasing är en finansieringsform där ett leasingbolag äger maskinen och ni betalar av den över avtalstiden – service ingår inte per automatik utan tecknas separat. Köp passar er som vill äga maskinen och redan har någon som sköter den. Är det finansieringen ni vill jämföra finns hela genomgången på sidan om att leasa kaffemaskin.

Tabellen är en generalisering. Bokföringsmässigt kan både hyra och leasing hanteras på flera sätt beroende på avtalets villkor, så stäm av med er redovisningskonsult innan ni bestämmer er. Vill ni ha kalkylen med siffror över hela avtalstiden går vi igenom den i artikeln om hyra eller köpa kaffemaskin.

Bindningstid och uppsägning

De flesta hyresavtal för kaffemaskiner löper på 12–36 månader, med 24 månader som den vanligaste längden. Kortare avtal ger högre månadsavgift, eftersom maskinen ska räknas hem på färre månader. Längre avtal ger lägre avgift men mindre rörlighet. För ett kontor som växer snabbt är den kortare änden ofta värd mellanskillnaden.

Det som brukar överraska ligger sällan i bindningstiden utan i uppsägningen. Många avtal förlängs automatiskt med tolv månader om de inte sägs upp senast tre månader före avtalstidens slut. Kontrollera också vem som betalar frakten när maskinen ska hämtas och vad som räknas som normalt slitage vid retur. Villkoren i detalj tar vi upp i artikeln om bindningstid och uppsägning av kaffeavtal.

Vad månadskostnaden beror på

Avgiften styrs av tre saker: hur många ni är, vilken maskintyp ni väljer och hur mycket service som ingår. En kapselmaskin till fem personer ligger i den lägre delen av spannet. En helautomat med färskmjölk som ska klara fyrtio personer och en reception ligger i den övre. Fast vattenanslutning, mjölkkylskåp och kortare inställelsetid vid fel påverkar också priset uppåt.

Hos oss börjar månadsavgiften kring 300 kr för en kapselmaskin till ett litet kontor utan serviceavtal, ligger på 400–700 kr när service ingår, och landar kring 1 200–1 500 kr när maskinen ska klara ett helt kontor med bönor och färskmjölk. Prisintervall per maskintyp och de tre nivåer vi brukar utgå från finns på sidan om priser på att hyra kaffemaskin.

Kaffet räknas normalt inte in i månadsavgiften. Räkna med ungefär 1,50–3 kr per kopp beroende på om ni kör hela bönor, malet kaffe eller kapslar. På ett kontor med tjugofem personer blir kaffet över tid en större post än själva maskinen.

Från offert till installation

Processen är kort. Ni beskriver kontoret i formuläret: antal personer, vad ni vill kunna brygga, om det finns vatten framdraget och ungefärlig budget. Vi går igenom vilket upplägg som passar och återkommer inom 24 timmar med förslag och pris. Både rådgivningen och offerten är kostnadsfri, och ni förbinder er inte till något genom att fråga.

Godkänner ni offerten bokas leveransen. Maskinen körs ut, installeras och gås igenom på plats, oftast inom 5–10 arbetsdagar. Därefter sköter vi service och underhåll under hela avtalstiden, och behöver ni byta till en större maskin när ni blir fler löser vi det inom ramen för avtalet.