Vad kostar en kaffemaskin till företaget?

Frågan kommer alltid tidigt: vad kostar det egentligen att ha en kaffemaskin på kontoret? Svaret beror på hur många ni är, vad ni dricker och om ni hyr eller köper. Den här guiden går igenom hela prisbilden – inte bara maskinen, utan också service, kaffe, installation och det som brukar dyka upp först på fakturan.

Vad kostar det att hyra kaffemaskin?

Hyra är det vanligaste upplägget på svenska kontor, och prisbilden är förhållandevis enkel: ni betalar en fast månadsavgift, och service ingår antingen i den eller köps till. Vad avtalet innehåller när ni väljer att hyra kaffemaskin till företaget går vi igenom separat – här håller vi oss till siffrorna. Nedan är de spann vi ser i offerter under 2026.

Vad kostar det att köpa kaffemaskin till kontoret?

Köper ni maskinen betalar ni allt på en gång och äger den sedan. En enkel bryggare för ett litet kontor börjar runt 8 000 kr. En helautomat som klarar 20–30 personer om dagen ligger på 25 000–35 000 kr, och en riktig arbetsplatsautomat för hundratals koppar dagligen kan kosta 60 000 kr och uppåt.

Till inköpspriset ska ni lägga service. Ett separat serviceavtal på en köpt maskin kostar typiskt 300–600 kr i månaden, och utan avtal betalar ni per utryckning – vanligtvis 1 200–2 000 kr för ett besök plus reservdelar.

Kostnaden för kaffet – den som faktiskt räknas

Maskinen är sällan den största posten över tid. Det är kaffet. Räkna med ungefär 1,50–3 kr per kopp beroende på om ni kör hela bönor, malet kaffe eller kapslar. Kapslar är dyrast per kopp, bönor billigast.

Det är här skillnaden mellan maskintyper egentligen avgörs. Vilken typ av kaffemaskin till företaget ni väljer styr alltså mer av totalkostnaden än månadshyran gör: en helautomat med bönor kostar mer i hyra än en kapselmaskin, men om ni är 25 personer sparar ni ofta in mellanskillnaden på kaffet redan första månaden.

Kostnader som brukar glömmas bort

• Installation och vattenanslutning – 0–3 500 kr som engångskostnad. Ofta ingår det i hyresavtalet men inte alltid.
• Vattenfilter – 300–800 kr per byte, ett till fyra byten per år beroende på vattenhårdhet och förbrukning.
• Mjölk – vid färskmjölkslösningar en egen post; räkna med 0,80–1,50 kr per mjölkdryck.
• Tillbehör – muggar, socker, rengöringstabletter och lock. Små belopp som blir tusenlappar per år.
• Frakt vid retur – kolla vem som betalar när avtalet löper ut.

Tre räkneexempel

Litet kontor, 8 personer

Kapselmaskin för 450 kr i månaden med service. Kaffe för ungefär 1 000 kr. Total månadskostnad: cirka 1 450 kr, eller 180 kr per anställd.

Mellanstort kontor, 25 personer

Helautomat med bönor för 1 300 kr i månaden inklusive service. Kaffe för cirka 1 600 kr. Total månadskostnad: cirka 2 900 kr, eller 116 kr per anställd.

Större arbetsplats, 60 personer

Två kaffeautomater med hög kapacitet för 3 600 kr i månaden inklusive service. Kaffe för cirka 3 800 kr. Total månadskostnad: cirka 7 400 kr, eller 123 kr per anställd.

Så får ni ner priset

1. 1Räkna på verklig förbrukning i stället för antal anställda. Halva kontoret är sällan på plats samtidigt.
2. 2Välj bönor framför kapslar om ni är fler än cirka 15 personer – skillnaden per kopp betalar snabbt en dyrare maskin.
3. 3Be om pris både med och utan serviceavtal, så ni ser vad servicen faktiskt kostar.
4. 4Jämför 36 månader mot 60 månader. Längre avtal ger lägre månadskostnad men mindre flexibilitet.
5. 5Ta in minst tre offerter. Prisskillnaden mellan leverantörer på samma maskin är ofta 20–30 procent.