För många företag är kaffe inte bara en trivselfråga – det är en del av vardagen. En bra kaffelösning på kontoret kan påverka både produktivitet, kultur och arbetsglädje. Men frågan dyker ofta upp när det är dags att uppgradera eller skaffa nytt: ska man hyra, leasa eller köpa kaffemaskinen?

Skillnaden mellan alternativen påverkar både kostnaden, servicenivån och hur mycket tid du som företag behöver lägga på driften. Här går vi igenom vad som skiljer dem åt – och vilket alternativ som oftast lönar sig bäst.

Att hyra kaffemaskin – enkelt, tryggt och förutsägbart

Att hyra kaffemaskin är det mest populära alternativet bland svenska företag. Du betalar en fast månadskostnad där allt ingår – maskin, service, underhåll och ofta även kaffe. Det gör lösningen både bekväm och förutsägbar.

Fördelarna är tydliga: du slipper en stor startkostnad, du får en fungerande maskin varje dag och du behöver aldrig oroa dig för reparationer eller driftstopp. Om något går sönder byts maskinen ut snabbt.

Nackdelen är att du aldrig äger utrustningen och att den totala kostnaden över flera år kan bli högre än om du köpt maskinen direkt.

För att sätta det i perspektiv: ett företag med omkring 20 anställda som hyr en helautomatisk maskin kan betala ungefär 1 995 kronor i månaden. På ett år blir det cirka 24 000 kronor, och över tre år ungefär 72 000 kronor. Det kan låta mycket, men då ingår både service, underhåll och support – och du slipper all hantering själv.

Att leasa kaffemaskin – ett mellanting mellan hyra och köp

Leasing fungerar ungefär som att du ”hyr för att äga”. Du tecknar ett finansiellt avtal, vanligtvis på tre till fem år, och betalar en månadskostnad tills avtalet löper ut. Efter perioden kan du ofta köpa loss maskinen till ett restvärde eller byta till en ny modell.

Fördelen med leasing är att du slipper lägga ut en stor summa direkt, samtidigt som du bygger ett långsiktigt ägande. Leasingavgiften är dessutom avdragsgill för företaget.

Nackdelen är att du själv står för service och underhåll. Du är också bunden under hela leasingperioden, vilket minskar flexibiliteten.

Om en professionell kaffemaskin kostar omkring 30 000 kronor att köpa, kan leasingavgiften hamna runt 900 kronor i månaden. Lägger du till ett serviceavtal på cirka 300 kronor i månaden landar den totala månadskostnaden på runt 1 200 kronor. Efter tre år har du då betalat cirka 43 000 kronor, och har möjlighet att köpa loss maskinen till låg kostnad.

Att köpa kaffemaskin – billigast på sikt men kräver ansvar

Att köpa maskinen direkt innebär att du tar hela kostnaden på en gång, men också att du får full kontroll. Det är den mest ekonomiska lösningen på lång sikt – förutsatt att du själv kan sköta drift och service, eller teckna ett separat serviceavtal.

Köper du en maskin för 30 000 kronor och betalar cirka 300 kronor i månaden för service, landar den totala kostnaden efter tre år på ungefär 41 000 kronor. Det är alltså billigare än både hyra och leasing, men kräver att du hanterar eventuella driftstopp och reparationer på egen hand.

För större företag som har egna resurser för underhåll eller redan samarbetar med en leverantör kan detta vara ett klokt val. För mindre företag blir det ofta mer arbete än det smakar.

Vilket alternativ passar ditt företag bäst?

Om du driver ett mindre företag eller värdesätter att kaffet bara ”fungerar” utan bekymmer är hyra det mest bekväma alternativet. Du vet exakt vad du betalar varje månad och slipper all administration.

Driver du ett medelstort företag och vill ha mer kontroll över utrustningen kan leasing vara rätt väg – särskilt om du vill kunna äga maskinen på sikt men ändå undvika en stor initial investering.

För större organisationer med egna resurser för service och drift är köp det mest ekonomiska alternativet över tid.

Hyra - ger trygghet och enkelhet till en fast månadskostnad.
Leasing - ger flexibilitet och möjlighet till ägande över tid.
Köp - ger lägsta kostnad, men kräver mer ansvar och planering.

För de flesta företag lönar det sig i längden att hyra, särskilt om man räknar in service, support och tiden man sparar. Kaffet ska vara gott, smidigt och alltid finnas där – resten kan någon annan ta hand om.

Hyra eller köpa kaffemaskin – vad lönar sig för företag?