Kaffemaskin till kontoret – så väljer ni rätt maskin

Vilken är den bästa kaffemaskinen till kontoret?

Frågan har inget produktsvar. En maskin som är perfekt på ett kontor med åtta personer blir en flaskhals på ett med fyrtio, och en helautomat med färskmjölk som ingen hinner rengöra ger sämre kaffe än en enkel bryggare som sköts. Det som avgör är inte modellen utan hur väl den matchar er förbrukning, er lokal och hur mycket skötsel ni realistiskt orkar med.

Räkna först på koppar per person och dag

Ett svenskt kontor ligger på 2–3 koppar per person och arbetsdag. Räkna på faktisk närvaro, inte på antal anställda – med hybridarbete är ofta bara hälften till två tredjedelar på plats samtidigt. Är ni 30 anställda men 18 på kontoret en snittdag ska maskinen dimensioneras för 18 personer, med marginal för de dagar då alla kommer in.

Det andra ni ska räkna på är toppen, inte snittet. Kaffet dricks sällan jämnt över dagen utan i två pucklar: strax efter åtta och runt lunch. En maskin som klarar dagsvolymen men bara gör en kopp i minuten skapar kö i pentryt klockan halv nio.

Kapslar, bönor eller filterkaffe

Bryggmetoden styr både smaken och den löpande kostnaden. Kapslar är enklast att sköta och billigast i maskin, men dyrast per kopp – runt 2,50–4 kr mot 1,20–1,60 kr för hela bönor. Under ungefär tio personer spelar skillnaden mindre roll. Över femton personer betalar den snabbt för en dyrare helautomat.

Filterkaffe i termos är fortfarande det mest rationella när många ska ha samma sak samtidigt – möten, verkstäder och produktion. Nackdelen är att kvaliteten faller efter en halvtimme i kannan. Skillnaderna går vi igenom i detalj i artikeln om bönor, kapslar eller filter.

Plats, ljudnivå och vattenanslutning

En helautomat behöver mer än sin egen bredd. Räkna med minst tio centimeter fritt bakom för slang och ventilation, utrymme ovanför för att fylla bönbehållaren och en bänk som tål vikten. Kvarnen låter också: en helautomat maler i sju till tio sekunder per kopp. Står maskinen mitt i ett tyst kontorslandskap blir det märkbart, och ett pentry med dörr löser problemet billigare än en tystare maskin.

Vatten är den andra platsfrågan. En maskin med tank kan stå var som helst, men kräver att någon fyller på flera gånger om dagen när ni blir fler. Fast vattenanslutning tar bort det momentet, kostar en installation och binder maskinen till en plats. Var gränsen går har vi skrivit om under vattenanslutning eller vattentank.

Färsk mjölk eller mjölkpulver

Ska kontoret kunna göra latte och cappuccino måste ni bestämma er för mjölklösning. Pulver är underhållsfritt och tål att stå framme, men smaken är vad den är. Färsk mjölk i kyld modul ger märkbart bättre drycker – till priset av daglig rengöring av slangar och kylenhet. Vi går igenom de två uppläggen var för sig på sidan om kaffemaskin med färskmjölk.

Tumregeln är enkel: utgör mjölkdrycker mer än ungefär en tredjedel av det ni dricker är färsk mjölk värt besväret. Handlar det om ett par koppar om dagen räcker pulver – eller en mjölkkanna vid sidan av maskinen.

Städning och skötsel avgör mer än modellen

Den vanligaste orsaken till att en kontorsmaskin blir dålig är inte maskinen, utan att ingen bestämt vem som sköter den. En helautomat behöver tömmas på sump och torkas av dagligen, mjölksystemet sköljas efter varje dag och bryggruppen rengöras varje vecka. Det tar några minuter – men bara om någon faktiskt gör det.

• Utse en ansvarig per vecka, eller lägg sump och ytor på städbolaget och skriv in det i städinstruktionen.
• Välj en maskin med automatiskt sköljprogram om ingen är beredd att göra det för hand.
• Kontrollera vad serviceavtalet täcker: planerad rengöring två till fyra gånger per år är standard, den dagliga skötseln är alltid er.
• Avkalkning och filterbyte styrs av vattnets hårdhet – i områden med hårt vatten oftare än schablonen säger.

Vad kostar en kaffemaskin till kontoret med service?

Att köpa in en bra kontorsmaskin kostar 25 000–35 000 kr, och då står ni själva för service, reservdelar och de dagar maskinen inte går. Hyra flyttar det till en fast månadskostnad: från 300 kr i månaden för en kapselmaskin till ett litet kontor utan service, kring 1 200 kr för en helautomat till 10–25 personer med service och kring 1 500 kr för en maskin med färskmjölk och högre kapacitet med service.

Kaffet ligger utanför avtalet och kostar 40–90 kr per person och månad beroende på om ni kör bönor eller kapslar. Vill ni se upplägget från företagets sida – bokföring, bindningstid och vad som ingår i avtalet – finns det samlat på sidan om kaffemaskin till företag.

Vi hyr ut kaffemaskiner i hela Sverige och lämnar ett förslag som är räknat på ert kontor – inte på ett genomsnitt. Rådgivningen och offerten kostar ingenting.