Kaffemaskin för mindre företag

Ett företag med åtta anställda får ofta samma maskinförslag som ett med åttio. Skillnaden är att det mindre företaget märker kostnaden direkt i resultatet. Den här guiden går igenom vad som faktiskt krävs när ni är 2–15 personer, vad det bör kosta per månad och var gränsen går mellan en rimlig lösning och en överinvestering.

Mindre företag är inte bara ett mindre kontor

Skillnaden handlar inte om kvadratmeter. Ett mindre företag har sällan någon som äger frågan: ingen kontorsansvarig, ingen inköpsavdelning och ingen som har tid att felsöka en maskin på en tisdagsmorgon. Samtidigt syns varje fast månadskostnad i resultaträkningen på ett sätt den inte gör hos ett större bolag.

Det får två konsekvenser för valet. Maskinen ska kräva så lite skötsel som möjligt, och avtalet ska gå att ta sig ur när verksamheten ändras. Ett bolag som är åtta personer idag kan vara fjorton om arton månader – eller fem.

Hur mycket kaffe går det åt?

Räkna med 2–3 koppar per person och arbetsdag, och utgå från hur många som faktiskt är på plats en vanlig dag. Har ni hybridarbete, säljare på vägen eller konsulter ute hos kund är det den siffran som ska styra valet – inte antalet anställda.

Volymerna är låga nog att i stort sett alla maskiner klarar dem tekniskt. Det betyder att ni kan välja utifrån kostnad, skötsel och smak i stället för ren kapacitet – en frihet större arbetsplatser inte har. Hur maskintyperna skiljer sig i kapacitet och månadskostnad har vi ställt upp bredvid varandra på sidan om kaffemaskin till företag, från kapselmaskin till golvstående automat.

När räcker en kapselmaskin?

Kapselmaskinen är den vanligaste lösningen hos mindre företag, och ofta den rätta. Ingen kvarn, ingen sump, ingen dosering att ställa in. Varje kopp blir likadan oavsett vem som trycker på knappen, och det spelar roll när ingen har utsetts till kaffeansvarig.

Kapsel räcker när

• Ni är färre än ungefär åtta personer på plats en vanlig dag.
• Förbrukningen är ojämn och kontoret står nästan tomt vissa dagar i veckan.
• Ingen har tid eller lust att tömma sump och rengöra kvarn.
• Ni tar sällan emot besökare och behöver ingen representationsnivå på kaffet.

Kapsel räcker inte när

• Ni passerar tjugo koppar om dagen. Då blir kapselpriset den tyngsta posten i hela kaffebudgeten.
• Fler än en handfull dricker latte eller cappuccino dagligen – mjölkskummet från en kapselmaskin når inte samma nivå.
• Ni har återkommande möten där sex personer eller fler ska ha kaffe samtidigt.
• Ni har uttalade hållbarhetsmål och behöver kunna motivera förpackningsavfallet.

Skillnaden i kronor är stor: kapslar kostar 2,50–4,00 kr per kopp mot 1,20–1,60 kr för hela bönor. Vid tjugofem koppar om dagen är det drygt 6 000 kr per år. Hela jämförelsen finns i vår genomgång av bönor, kapslar eller filter.

Vad ska det kosta?

Lägg ihop kolumnerna och skillnaden mellan kapsel och helautomat jämnar ut sig snabbt: helautomaten kostar mer i hyra men mindre i kaffe. Vid ungefär tolv personer på plats går den om kapselmaskinen totalt sett.

En användbar tumregel är att mindre företag landar på 110–190 kr per anställd och månad för allt – maskin, service och kaffe. Ligger offerten långt över det spannet är det värt att jämföra med ett par alternativ. Vad de tre vanligaste planerna innehåller ser ni på sidan med priser på att hyra kaffemaskin.

Var gränsen för överinvestering går

Den dyraste missen hos mindre företag är sällan att välja fel märke. Det är att betala för kapacitet ingen använder. En maskin byggd för hundra koppar om dagen kostar mer i hyra, tar mer plats och kräver mer service – utan att kaffet blir bättre för åtta personer.

• Att köpa maskinen. En bra kontorsmaskin kostar 25 000–35 000 kr. För ett bolag med tio anställda binder det kapital i något som inte utvecklar verksamheten.
• Färskmjölkssystem när mjölkdryckerna är enstaka. Det lägger 200–400 kr i månaden på hyran och kräver daglig rengöring av mjölksystemet.
• Två maskiner för säkerhets skull. Under femton personer räcker en, förutsatt att serviceavtalet garanterar utryckning.
• Sextio månaders bindningstid för att pressa månadskostnaden med en hundralapp. Fem år är lång tid för ett bolag som fortfarande ändrar form.

Det som däremot är värt pengarna

• Serviceavtal. En utryckning utan avtal kostar normalt 1 200–2 000 kr, alltså flera månaders serviceavgift.
• Hela bönor i stället för kapslar så snart ni passerar tio personer på plats.
• Fast vattenanslutning om maskinen ändå står nära ett vattenuttag – det tar bort en daglig arbetsuppgift.
• En maskin byggd för kontorsbruk. Konsumentmaskiner är dimensionerade för 5–8 koppar om dagen, inte 30, och håller sällan ett år på ett kontor.

Plats, vatten och ljud i en mindre lokal

En kompakt helautomat tar ungefär 30 × 45 cm på bänken och behöver fritt utrymme uppåt för att kunna fyllas på med bönor. Räkna dessutom med några centimeter bakom maskinen för slang och kontakt. Det låter självklart, men det är den vanligaste anledningen till att maskinen hamnar på fel ställe och sedan står i vägen.

Finns det vattenuttag i pentryt är fast anslutning nästan alltid värt det. Tankmodeller fungerar bra vid låga volymer, men innebär att någon fyller på varje morgon. Avvägningen går vi igenom i guiden om vattenanslutning eller vattentank.

El räcker med vanligt vägguttag för de maskiner som är aktuella i den här storleken. Ljudnivån är däremot värd en tanke i ett litet kontorslandskap, och den hamnar sällan på kravlistan när ni väljer kaffemaskin till kontoret. En kvarn hörs, och står maskinen två meter från närmaste skrivbord kommer någon att påpeka det.

Så gör ni valet

1. 1Räkna koppar per dag utifrån verklig närvaro, inte antal anställda.
2. 2Under tjugo koppar – begär pris på kapselmaskin. Över tjugo – begär pris på kompakt helautomat med bönor.
3. 3Be om pris både med och utan serviceavtal, så ni ser vad servicen faktiskt kostar.
4. 4Begär 12 och 36 månaders bindningstid som två separata priser innan ni bestämmer er.
5. 5Ta in minst tre offerter. Prisskillnaden mellan leverantörer på samma maskin är ofta 20–30 procent.