Bokföra kaffe till kontoret

Kaffefakturan kommer varje månad, och varje månad ska någon avgöra vilket konto den hör hemma på. Frågan är enklare än den ser ut så länge kaffet stannar i personalrummet. Det är först när kundmöten, maskinavtal och olika momssatser blandas in som det behöver tänkas efter. Här går vi igenom hur kaffe till kontoret normalt bokförs, hur momsen hanteras och var gränsen mot representation brukar dras.

Vilket konto bokför man kaffet på?

Kaffe till personalen är en personalkostnad, inte kontorsmaterial. I BAS-kontoplanen hamnar det därför normalt bland personalkostnaderna i kontoklass 7, oftast på ett konto för övriga personalkostnader. En del företag lägger i stället kaffet under personalrepresentation. Båda varianterna förekommer, och det viktiga är att ni gör likadant varje månad – annars går det inte att jämföra kostnaden mellan perioder.

Tabellen nedan visar de konton som oftast används. Er egen kontoplan kan se annorlunda ut. Be er redovisningskonsult peka ut rätt konton en gång, så slipper ni ta ställning varje gång en faktura kommer in.

Moms och ingående moms

För ett momsregistrerat företag är huvudregeln att ingående moms på kaffe, maskinhyra och service får lyftas när kostnaden hör till den momspliktiga verksamheten. Kaffet i personalrummet räknas normalt dit, på samma sätt som städning eller kontorsmaterial.

Två saker gör ändå att fakturan behöver läsas ordentligt. Den första är att en kaffefaktura ofta innehåller mer än en momssats, eftersom livsmedel och tjänster beskattas olika. Bokför ni hela beloppet på en enda sats blir momsredovisningen fel även om totalsumman stämmer. Kontrollera vilka satser som faktiskt står på underlaget i stället för att anta.

Den andra är representation. Där finns särskilda begränsningar för hur mycket ingående moms som får dras av, och underlaget behöver visa vilka som deltog och i vilket syfte. Beloppsgränserna har ändrats flera gånger – hämta den aktuella nivån hos Skatteverket i stället för att skriva av en siffra ur en äldre lathund.

Kaffe till personalen eller kaffe till kunder?

Skillnaden ligger inte i kaffet utan i vem som dricker det och i vilket sammanhang. Det är den bedömningen som avgör både konto och avdragsrätt.

• Kaffe som står framme i personalrummet och är tillgängligt för alla anställda hanteras normalt som personalkostnad. Det räknas i regel inte som en skattepliktig förmån, eftersom det ses som en förfriskning av mindre värde och inte som en måltid.
• Enklare förtäring vid interna möten behandlas vanligtvis på samma sätt, så länge det stannar vid kaffe och något litet till och inte övergår i en måltid.
• Kaffe och fika vid möten med kunder, leverantörer eller andra externa parter kan omfattas av reglerna om extern representation, som har egna och mer begränsade avdragsregler.
• Kaffe vid personalfester och liknande sammankomster bedöms normalt enligt reglerna för intern representation, som skiljer sig från både personalkostnad och extern representation.

I praktiken sitter ingen och delar upp kaffepaketen. De flesta företag bokför kontorskaffet samlat som personalkostnad och hanterar representation separat vid de tillfällen den faktiskt uppstår och går att styrka med ett underlag.

Är kaffe till kontoret avdragsgillt?

Huvudregeln är ja, när det gäller kaffe till de anställda på arbetsplatsen. Kostnaden är en normal driftkostnad i verksamheten och är i regel avdragsgill. Det är därför frågan sällan blir komplicerad så länge kaffet stannar internt.

Det som begränsar avdraget är representationsreglerna. Där finns ett tak för hur stort belopp per person och tillfälle som får dras av, och det taket har ändrats vid flera tillfällen. Skriv därför inte in en siffra ur minnet i bokslutet – kontrollera den aktuella nivån hos Skatteverket eller låt er redovisningskonsult göra bedömningen. Överstiger kostnaden gränsen bokförs den överskjutande delen normalt på ett konto för ej avdragsgilla kostnader, där den syns i resultaträkningen men läggs tillbaka i deklarationen.

Så bokförs kaffemaskinsavtalet

Själva maskinen är den post där upplägget spelar störst roll för bokföringen. Samma maskin kan bli en enkel månadskostnad eller en tillgång i balansräkningen beroende på hur avtalet ser ut.

Hyra – en driftkostnad i månaden

Hyr ni maskinen är hanteringen enkel. Månadsavgiften kostnadsförs den period den avser, precis som lokalhyra eller städning. Ingen tillgång läggs upp, inventarieregistret behöver inte uppdateras och ingen avskrivningsplan ska följas. Ingår service och kaffe i samma avgift kan posterna behöva delas upp på fakturan, framför allt om de har olika momssats.

Leasing – en egen post

Ett leasingavtal ser ut som hyra på fakturan men är en egen sak i redovisningen. Avgiften kostnadsförs enligt avtalet, och villkoren avgör hur restvärde och ett eventuellt övertagande vid avtalstidens slut ska hanteras. Skillnaden mot hyra handlar också om vad som ingår: service följer sällan med automatiskt. Vi går igenom hela upplägget på sidan om att leasa kaffemaskin.

Köp – inventarie eller direktavdrag

Köper ni maskinen avgörs hanteringen av priset. En bra kontorsmaskin kostar 25 000–35 000 kr i inköp, vilket för de flesta bolag ligger över gränsen för inventarier av mindre värde. Då aktiveras maskinen som inventarie och skrivs av över nyttjandetiden i stället för att kostnadsföras direkt. Beloppsgränsen är kopplad till prisbasbeloppet och ändras löpande, så kontrollera nivån för det aktuella räkenskapsåret innan ni bestämmer er.

Vilket upplägg som lönar sig avgörs förstås av mer än bokföringen. Vi har räknat på båda alternativen i guiden om att hyra eller köpa kaffemaskin.

Enskild firma och kontor i bostaden

För enskild firma och för verksamheter som drivs hemifrån är gränsen mot privat konsumtion mer central än kontovalet. Kaffe som förbrukas i en verksamhetslokal med anställda bedöms annorlunda än kaffe i det egna köket, där samma påse används av både firman och hushållet. Det är en av de frågor som är enklast att ta med er redovisningskonsult direkt, i stället för att göra bedömningen själv och behöva backa i efterhand.

En rutin som håller över bokslutet

1. 1Bestäm ett konto för kontorskaffet och håll er till det. Byten mitt i räkenskapsåret gör jämförelser mellan perioder svåra att läsa.
2. 2Läs momssatserna på fakturan i stället för att anta att hela beloppet ligger på samma sats.
3. 3Skilj representation från personalkostnad redan när underlaget skapas. Vilka som deltog och varför är svårt att rekonstruera flera månader senare.
4. 4Samla maskin, service och kaffe på så få fakturor som möjligt. Färre underlag ger färre bedömningar per månad.
5. 5Stäm av upplägget med er redovisningskonsult när avtalet tecknas, inte när bokslutet ska stängas.

Gör ni det en gång blir kaffet en av de poster som sköter sig själv resten av avtalstiden – vilket är hela poängen med en kostnad som återkommer varje månad.